Arbeidsrett | Hva kan arbeidsgiver gjøre når ferieavviklingen ikke går helt etter planen?

Utgangspunktet – all lovbestemt ferie skal avvikles

Arbeidstakeren har i utgangspunktet rett og plikt til å avvikle full ferie. Videre er det klare utgangspunktet at det er arbeidsgiver som bestemmer når arbeidstakeren skal avvikle ferie. I praksis løses likevel ferieavvikling oftest uformelt og ved enighet.

Med full ferie menes ferie etter reglene i ferieloven. Ferielovens regler gir arbeidstaker rett og plikt til å avvikle 25 virkedager ferie hvert år. Ferielovens virkedagsbegrep inkluderer også lørdager, slik at ferielengden etter loven er fire uker og en dag. Det er likevel vanlig at arbeidsgiver praktiserer fem ukers betalt ferie, noe som enten kan følge av tariffavtale eller rett og slett en administrativ ordning der arbeidstakerne er innvilget totalt fem uker ferie. Slik «tilleggsferie» omfattes ikke direkte av reglene i ferieloven og det beror på disse avtalene eller utsagn om denne delen av ferien kan avtales overført til påfølgende ferieår. Mange tariffavtaler gir arbeidsgiver og arbeidstaker adgang til skriftlig å avtale overføring av de tariffestede virkedagene til påfølgende ferieår.

Når det gjelder sommerferien, kan arbeidstaker kreve at 18 virkedager (tre uker) gis i perioden 1. juni – 30. september.

Kravene i ferieloven knyttet til feriefastsetting, endring og erstatning kan fravikes ved tariffavtale eller annen avtale. Det gir arbeidsgiver et handlingsrom til å finne smidige løsninger med den enkelte i de tilfeller hvor det oppstår et behov for endring uten å måtte forholde seg strengt til ferielovens reguleringer slik de er beskrevet like nedenfor.

Når kan arbeidstaker pålegges å ta ut ferie på kort varsel?

Utgangspunktet er at arbeidsgiver skal drøfte ferieavvikling i «god tid» før ferien. Det er ingen formkrav til drøftelsene og i praksis gjøres det ofte uformelt.

Hvis arbeidstakeren uttrykkelig krever det, kan vedkommende kreve å få underretning om feriefastsettingen senest to måneder før ferien avvikles. Denne underretningsplikten gjelder likevel ikke hvis «særlige grunner» er til hinder for dette. Slike særlige grunner kan for eksempel foreligge dersom håndteringen av koronaviruset nødvendiggjør endringer i opprinnelig planlagt ferieavvikling.

Brudd på drøftingsplikten eller underretningsplikten fører ikke automatisk til ugyldighet. Arbeidstaker kan i slike tilfeller for eksempel ikke nekte å ta ut fastsatt ferie fordi arbeidsgiver ikke har overholdt disse drøftings- og underretningspliktene. Manglende oppfyllelse fra arbeidsgivers side kan imidlertid under særlige omstendigheter få betydning for et eventuelt erstatningsansvar.

Når kan arbeidsgiver endre allerede fastsatt ferie?

Ferie fastsettes etter at det er drøftet med den enkelte arbeidstaker eller med tillitsvalgt, og ferie avvikles i henhold til dette.

Arbeidsgiver kan imidlertid endre fastsatt ferie hvis det er nødvendig på grunn av «uforutsette hendinger». Endringer i slike tilfeller må oppfylle to vilkår: (i) på grunn av uforutsette hendelser vil avvikling av den fastsatte ferien skape vesentlige driftsproblemer og (ii) det finnes ikke en stedfortreder. Endring av ferie skal drøftes på forhånd.

Koronaviruset og konsekvensene av dette kan potensielt føre til at det oppstår uforutsette hendelser som gjør at arbeidsgiver kan endre fastsatt ferie, for eksempel på grunn av smitteutbrudd, karantener eller endring av smittevernsregler som gjør at planlagt drift forstyrres.

Hvis ferien blir endret kan arbeidstakeren kreve erstattet dokumenterte merutgifter som følge av dette. Dette gjelder uavhengig av årsaken til at den fastsatte ferien blir endret.

Kan arbeidstaker kreve å få endret allerede fastsatt ferie?

Arbeidstakeren har i utgangspunktet ikke krav på å få endret ferien hvis ferien er fastsatt i tråd med reglene i ferieloven.

Det kan likevel være klokt av arbeidsgiver å utvise noe fleksibilitet og ha en dialog med arbeidstaker hvis vedkommende har behov for å få endret allerede fastsatt ferie.

Hvilke rettigheter har arbeidstakeren hvis vedkommende blir syk eller kommer i karantene før eller i løpet av ferien?

Hvis arbeidstakeren blir syk før ferien kan vedkommende kreve at ferie som skulle vært avviklet i sykdomsperioden utsettes til senere i ferieåret. Et slikt krav må fremsettes senest siste arbeidsdag før ferien.

Dersom arbeidstakeren blir syk i løpet av ferien, kan vedkommende kreve ferien utsatt et tilsvarende antall virkedager som sykedager. Et slikt krav må fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt.

Hvis arbeidstakeren skal benytte seg at retten til å få utsatt ferie på grunn av sykdom, er det et vilkår at vedkommende har vært «helt arbeidsufør» og at dette dokumenteres med legeerklæring.

Hvis arbeidstakeren er i karantene, men ikke har legeerklæring som dokumenterer hel arbeidsuførhet, har arbeidstakeren ikke rett til å kreve av ferien utsettes.

Redaksjonsteam:

Partner Tarjei Thorkildsen, advokat Tor Olav Carlsen og advokatfullmektig Hannah Osberg Andresen