Kapitalforvaltning | Internkontroll for forvaltere av alternative investeringsfond

Forvaltere av alternative investeringsfond er ikke omfattet av forskrift om risikostyring og internkontroll. Det betyr imidlertid ikke at forvaltere av alternative investeringsfond er unntatt fra tilsvarende regler. Krav om periodevis gjennomgang av etterlevelsen av sentralt regelverk for forvaltere av alternative investeringsfond er spredt i AIF-loven og tilhørende forskrifter. Det er styret i forvalteren som har det overordnede ansvaret for at dette gjennomføres og at man følger opp eventuelle identifiserte svakheter. Vi ser nærmere på sentrale krav i denne forbindelse og hvordan styrene i disse foretakene kan sikre etterlevelse.
Foto: NTB Scanpix / Vidar Ruud

Innledning

I følge Finanstilsynets virksomhetsregister er det i dag 46 norske selskaper som har tillatelse til å forvalte alternative investeringsfond. Alle disse 46 forvalterne er underlagt Finanstilsynets sanksjonsapparat. Så langt er det ikke ilagt bøter for brudd på AIF-loven, men det betyr ikke at det ikke kan komme. For overtredelser av anti-hvitvaskings-/anti-terrorfinansieringsregelverk og personvernreglene (GDPR) er potensielt høye bøter noe alle markedsaktørene må forholde seg til.

Styret har det overordnede ansvaret

Styret har ansvaret for at foretaket overholder de til enhver tid gjeldende regler, og det er viktig at alle som har styreverv i forvaltere av alternative investeringsfond er oppmerksom på dette.

Styret må som en del av dette ansvaret sørge for at det foretas slike periodevise vurderinger av regeletterlevelse som følger av AIF-loven og tilhørende forskrifter.

Styret bør legge inn i sin årsplan at et helt styremøte i året dedikeres til gjennomgang av foretakets organisering, ressurser, dokumentasjon og regeletterlevelse. Styret står fritt til å bestemme når på året gjennomgangen skal gjennomføres. For mange vil det kunne være hensiktsmessig å gjennomføre dette enten i fjerde eller første kvartal.

Nærmere om gjennomgangen og hva som kreves

En forvalter av alternative investeringsfond med konsesjon skal på periodisk basis vurdere og gjennomgå de prosedyrer og rutiner som er etablert for å overholde forpliktelsene etter AIF-loven samt håndtere eventuelle identifiserte svakheter.[1] Også forvaltere som kun er registrert må overholde nærmere bestemte regler – særlig vilkårene for konsesjonsplikt (markedsføringsregler og terskelverdier), tiltak mot hvitvasking og behandling av personopplysninger.

Det innebærer at de fleste forvaltere av alternative investeringsfond må gjennomgå sin organisering, ressurssituasjon, instrukser, rutiner og prosedyrer på årlig basis.

I tillegg skal det foretas periodevise gjennomganger av andre forhold, som for eksempel minimum årlig gjennomgang av:

  • Foretakets risikostyringssystem, med hensyn til intern, operasjonell risiko og risikostyring for fond til forvaltning. Gjennomgangen må omfatte både organiseringen (særskilt med hensyn til at uavhengigheten for funksjonen er sikret) og dokumentasjonen funksjonen benytter for sine oppgaver,
  • Foretakets rutiner og prosedyrer for beste utførelse av ordre for fond til forvaltning («best execution»),
  • Foretakets rutiner og prosedyrer for due diligence av investeringer for fond til forvaltning,
  • Foretakets rutiner og prosedyrer for verdivurdering av fond til forvaltning,
  • Foretakets rutiner for likviditetsforvaltning (dersom fond som forvaltes enten er åpne eller benytter finansiell giring),
  • Foretakets etterlevelse av reglene om godtgjørelse, og
  • Foretakets dekning mot operasjonell risiko gjennom tilleggskapital eller ansvarsforsikring.

Utgangspunktet for gjennomgangen bør være en risiko- og sårbarhetsanalyse for foretaket basert på gjeldende forretningsstrategi.

Andre viktige punkter for styret å vurdere

I tillegg til punktene over, er det naturlig å inkludere etterlevelse og dokumentasjon av anti-hvitvaskings/anti-terrorfinansieringstiltak og GDPR i en årlig gjennomgang.

Ett av Finanstilsynets fokusområder er ikke-profesjonelle investorer. For forvaltere som har fond som er åpne for ikke-profesjonelle investorer bør en årlig gjennomgang også inkludere en kontroll av at det gjennomføres tilfredsstillende egnethetsvurderinger for disse investorene. For forvaltere som ikke har fond som er åpne for ikke-profesjonelle investorer bør en årlig gjennomgang også inkludere kontroll av at alle investorene er korrekt klassifisert som profesjonelle.

Det kan også være naturlig for styret å benytte den årlige gjennomgangen til å foreta en vurdering av eventuelle fremtidige regelendringer som virksomheten kan bli berørt av. I år kan det være grunn til å se nærmere på hvordan virksomheten skal stille seg til reglene om opplysningsplikt om bærekraft (SFDR-forordningen). Disse reglene trer delvis i kraft i mars i EU, og forslag til gjennomføring i Norge har vært på høring. Foretak med kunder/investorer i andre europeiske land bør forberede tilpasning allerede nå.

Praktisk gjennomføring

For foretak som ikke har etablert internrevisjon må styret først vurdere om det er forsvarlig å gjennomføre internkontrollen med interne ressurser, eller om det er nødvendig å involvere eksterne ressurser. Vurderingen gjøres ut i fra virksomhetens art, omfang og kompleksitet.

Dersom det besluttes at det er forsvarlig å gjøre dette med interne ressurser kan gjennomgangen praktisk gjøres ved at administrasjonen utarbeider en rapport om de aktuelle forholdene, hvor forhold som bør forbedres eller endres påpekes. Styret gjennomgår deretter rapporten og vedtar de nødvendige endringer. Administrasjonens rapport kan baseres på standardiserte rapporter fra de ulike forretningsområdene. Disse kan hensiktsmessig utformes som avkrysningsskjemaer for å redusere belastningen for forretningsområdene.

De årlige internkontrollgjennomgangene bør ses i sammenheng, i den forstand at man vurderer om tidligere års forbedringspunkter faktisk forbedres eller om de forblir uløste. Hvis forbedringspunkter blir gjengangere i internkontroller kan dette tilsi at det er manglende ressurser i organisasjonen og dette må styret i tilfelle ta tak i.

BAHR mener

Selv om mange norske forvaltere av alternative investeringsfond ofte driver en oversiktlig virksomhet, er de likevel underlagt et relativt omfattende regelverk.

For styremedlemmene i slike foretak vil en årlig internkontrollgjennomgang kunne være et hensiktsmessig verktøy for å sikre at virksomheten etterlever dette regelverket.

[1] Se Kommisjonsforordning (EU) 231/2013 artikkel 60
Share aticle to
Loading video ...close