Arbeidsliv | Ansatterepresentasjon i styret – de viktigste reglene
BAHR mener
Utgangspunktet er at styremedlemmer skal velges av eierne/generalforsamlingen. Reglene om ansatterepresentasjon i styret griper inn i generalforsamlingens rett til å utnevne styremedlemmer. Det gjør at både eiere, selskap og ansatte må kjenne til reglene for slik representasjon, inkludert reglenes rekkevidde. Om virksomheten må ha ansatterepresentanter, og i hvilket omfang, avhenger blant annet av antallet ansatte og om selskapet har bedriftsforsamling.
Etter BAHRs oppfatning er det viktig å huske på at ansattvalgte styremedlemmer som hovedregel skal være likestilt med de aksjonærvalgte styremedlemmene. Det innebærer for eksempel at ansatterepresentantene, på samme måte som andre styremedlemmer, skal ivareta selskapets interesser når de deltar i behandlingen av saker i styret. Styrevervet er videre et personlig verv, og både ansatt- og aksjonærvalgte styremedlemmer risikerer å bli holdt personlig ansvarlig ved utøvelse av vervet. Ansatterepresentanter opptrer med andre ord ikke på vegne av arbeidstakerne når de utøver rollen som styremedlem, og deres posisjon må holdes adskilt fra tillitsmannsapparatet. Ansatterepresentanter kan likevel bidra med innspill og råd basert på deres kunnskap og synspunkter.
Etter BAHRs oppfatning kan det være praktisk å gjennomføre valget av ansatterepresentanter i forkant av den ordinære generalforsamlingen. Det nye styret vil da være klart til å tre i kraft samtidig og eventuelle ansatterepresentanter kan registreres samtidig som andre styreendringer meldes inn til brønnøysundregisteret.
Arbeidslivsgruppen i BAHR har lang erfaring med å tilrettelegge for ulike former for valgprosesser og ansatterepresentasjon, samt å støtte valgstyret med rådgivning gjennom hele valgprosessen.
Når må selskapet ha ansatterepresentanter i styret?
Som nevnt ovenfor, velges normalt styremedlemmer i et aksjeselskap av generalforsamlingen, jf. asl. § 6-3. Reglene om ansattes rett til styrerepresentasjon i asl. § 6-4 utgjør et unntak fra dette.
Loven skiller mellom når ansatte kan kreve styrerepresentasjon, og når ansatte skal være representert i styret, uavhengig av om arbeidstakerne har krevd dette eller ikke. Styrerepresentasjon i selskap med 30 eller flere ansatte er for eksempel ikke påkrevd, med mindre arbeidstakerne krever det.
For at ansatte skal ha rett til styrepresentasjon er det et vilkår om at det ikke er etablert bedriftsforsamling. Etablering av bedriftsforsamling er som hovedregel påkrevd der selskapet har mer enn 200 ansatte, jf. asl. § 6-35. Det kan imidlertid inngås avtale mellom selskapet og de ansatte om at bedriftsforsamling ikke skal etableres. Normalt vil en slik avtale ha som vilkår at de ansatte skal være representert i styret i stedet for. Motsatt kan det bestemmes at selskapet skal ha bedriftsforsamling, selv om selskapet består av mindre enn 200 ansatte. Det er svært få selskaper som har bedriftsforsamling.
Dersom selskapet har mer enn 200 ansatte, har selskapet en selvstendig plikt til å sørge for at de ansatte får representasjon iht. aksjelovens regler. Oppfølging og etterlevelse av reglene om styrerepresentasjon er derfor av særlig betydning i slike selskaper.
Vi har laget en oversikt over når selskapet må ha ansatterepresentanter, samt hvor mange ansatterepresentanter det skal være:
Hvordan planlegge valgprosessen?
Oppnevnelse av valgstyre
Selskapet står ikke fritt til å bestemme hvordan valg av ansatterepresentanter til styret skal velges. Her finnes det detaljerte regler og retningslinjer i representasjonsforskriften (forskrift 2017 nr. 1277).
Et krav om styrerepresentasjon må støttes av et flertall av de ansatte, og rettes skriftlig til selskapets styre. Deltidsansatte teller med i beregningen som en halv ansatt.
Før selve valgprosessen starter må selskapet, sammen med de ansattes tillitsvalgte, oppnevne et valgstyre bestående av minst tre medlemmer (inkl. leder). De ansatte og selskapet skal velge minst en representant hver til valgstyret. Valgstyret er ansvarlig for at valget av ansatterepresentanter skjer i samsvar med representasjonsforskriften og gjeldende lovgivning. Valgstyret bør så tidlig som mulig fastsette datoen for gjennomføring av valget, slik at det kan planlegges og utarbeides nødvendige dokumenter og informasjonsskriv til de ansatte.
Flertallsvalg er hovedregelen
Hovedregelen er at ansatterepresentanter velges av og blant de ansatte. Representasjonsforskriften åpner imidlertid opp for at lokale fagforeninger kan påvirke hvordan valget avholdes, henholdsvis gjennom flertallsvalg eller forholdstallsvalg. Flertallsvalg gjennomføres ved at stemmeberettigede ansatte stemmer på enkeltkandidater. Kandidatene med flest stemmer velges inn som ansatterepresentanter i styret.
Forholdstallsvalg (listevalg) innebærer at stemmeberettigede kan foreslå en liste i forkant av valgdagen, hvor stemmeberettigede kan stemme på sin foretrukne liste. Utvelgelsen av kandidater på listene fordeles etter en fordelingsnøkkel beskrevet i representasjonsforskriften § 16.
Lovens utgangspunkt er at valget skal avholdes som flertallsvalg, med mindre forholdstallsvalg er særskilt krevd at minst en femtedel av de stemmeberettigede eller lokale fagforeninger som representerer minst en femtedel av de stemmeberettigede.
Valget kan også avholdes i valgkretser. En ordning med valgkrets vil for eksempel være spesielt aktuelt i tilfeller hvor det er ønskelig at det skal velges representanter for ulike kategorier av ansatte i virksomheten.
Frister for gjennomføring og hemmelig valg
Valget av ansatterepresentanter skal være hemmelig og skriftlig, og kan avholdes elektronisk. De fleste valg skjer i dag elektronisk.
Representasjonsforskriften har videre detaljerte regler vedrørende frister for å gi informasjon til de stemmeberettigede, samt frister for fagforeninger og ansatte til å fremsette bestemte krav. Flere av de lovbestemte tidsfristene kan forkortes dersom det inngås avtale mellom selskapet og et flertall av de ansatte eller lokale fagforeninger som representerer et flertall av de ansatte. Selskapet kan også korte ned på tidsfristene hvis Tvisteløsningsnemda godkjenner dette etter særskilt søknad.
En typisk valgprosess kan for eksempel illustreres med følgende fremdriftsplan:
Styresammensetning
Når de ansatte har krav på å få velge styremedlemmer, er det normalt viktig for aksjonærene å sikre seg et (fortsatt) flertall i styret. For at aksjonærene skal beholde flertall i et styre med ansatterepresentasjon, må selskaper med mer enn 50 ansatte har minst 5 styremedlemmer, mens selskaper med mer enn 200 ansatte må ha minst 7 styremedlemmer.
Særlig om konsernordninger
Hovedregelen er at ansatte kun har rett til representasjon i den juridiske enheten de er ansatt i, uavhengig av om selskapet tilhører et konsern. Aksjeloven inneholder imidlertid særregler for styrerepresentasjon i konsern, som åpner for at ansatte i hele konsernet er valgbare og stemmeberettigede ved valg til morselskapets eller et annet konsernselskaps styre. Dette krever skriftlig avtale mellom konsernet og flertall av dets ansatte, eller mellom konsernet og en eller flere lokale fagforeninger som representer et flertall av de ansatte i konsernet.
Etablering av konsernordning innebærer at ansatte fra den delen av konsernet som omfattes av konsernordningen får muligheten til å bestemme hvem som skal delta i den overordnede styringen. I praksis betyr det at antall ansatte i de konsernselskapene som omfattes av ordningen blir slått sammen ved beregningen av antall ansatte som utløser rett til ansatterepresentasjon, henholdsvis 30, 50 eller mer enn 200 ansatte.
En avtale om konsernrepresentasjon utelukker ikke at de ansatte har rett til representasjon i den juridiske enheten de er ansatt i. Det avhenger av om vilkårene for representasjon er til stede i disse selskapene, dvs. at eksisterende representasjon som hovedregel skal opprettholdes dersom vilkårene er oppfylt. En konsernordning innebærer i slike tilfeller at de ansatte får en utvidet representasjon når de oppnår konsernrepresentasjon i morselskapets eller annet konsernselskaps styre.
Alternativt kan det avtales gjennomgående styrerepresentasjon, som innebærer at de som velges som ansatterepresentanter i styret anses valgt til tilsvarende verv i et annet konsernselskap, jf. representasjonsforskriften § 43.