Arbeidsliv | Ansatterepresentasjon i styret – en praktisk veiledning

Ansattes innflytelse og rett til involvering er relevant i flere sammenhenger. I dette nyhetsbrevet fokuserer vi på hvilke regler selskapet og aksjonærene må forholde seg til når det gjelder ansatterepresentasjon i styret. Det er for øvrig viktig å huske på at planleggingen av valg av nye ansatterepresentanter til styret må starte i god tid.

BAHR mener

Reglene om ansatterepresentasjon griper inn i generalforsamlingens rett til å utnevne styremedlemmer i selskapet. Det gjør at både eierne, selskapet og de ansatte må kjenne til reglene for slik representasjon.

Etter BAHRs oppfatning er det viktig å huske på at de ansattevalgte styremedlemmene som utgangspunkt skal være likestilt med de aksjonærvalgte. Det innebærer for eksempel at ansatterepresentantene på samme måte som andre styremedlemmene skal ivareta selskapets interesser når de deltar i behandlingen av de ulike sakene i styret. Styrevervet er et personlig verv og på samme måte som de aksjonærvalgte styremedlemmene kan også ansatterepresentantene bli personlig ansvarlig ved utøvelse av vervet. Ansatterepresentantene skal ikke være en forlengelse av tillitsmannsapparatet, men ansatterepresentantene kan likevel bidra med innspill og råd basert på deres kunnskap og synspunkter.

I tillegg til de ordinære reglene for ansatterepresentasjon etter aksjeloven, finnes det også alternative måter å sørge for at arbeidstakerne blir inkludert i selskapets styre. Et alternativ kan for eksempel være å innta særskilte regler i vedtektene, jf. aksjeloven § 6-3.

Etter BAHRs oppfatning kan det være praktisk å gjennomføre valget av ansatterepresentanter i forkant av den ordinære generalforsamlingen. Det nye styret vil da være klart til å tre i kraft samtidig og eventuelle ansatterepresentanter kan registreres samtidig som andre styreendringer meldes inn til brønnøysundregisteret.

Arbeidslivsgruppen i BAHR har lang erfaring med å tilrettelegge for ulike former for valgprosesser og ansatterepresentasjon, samt å støtte valgstyret med rådgivning gjennom hele valgprosessen.

 

Når må selskapet ha ansatterepresentanter i styret?

Aksjeloven § 6-4 fastsetter når ansatte har rett til styrerepresentasjon. Det er en forutsetning for ansatterepresentasjon i styret at det ikke er opprettet bedriftsforsamling, jf. aksjeloven § 6-35. Det går et viktig skille mellom når ansatte kan kreve styrerepresentasjon og når selskapet på eget initiativ plikter å legge til rette for at ansatterepresentanter skal velges.

Oversikten over disse situasjonene, samt hvor mange ansatterepresentanter det skal være kan illustreres med denne tabellen:

 

Hvordan planlegge valgprosessen?

Oppnevnelse av valgstyre

Den såkalte representasjonsforskriften har detaljerte regler om hvordan valget av ansatterepresentanter til styret skal gjennomføres.

Før selve valgprosessen starter, må selskapet sammen med de ansattes tillitsvalgte oppnevne et valgstyre bestående av minst tre medlemmer (inkl. leder). De ansatte og selskapet skal velge minst en representant hver til valgstyret. Valgstyret er ansvarlig for at valget av ansatterepresentanter skjer i samsvar med representasjonsforskriften og gjeldende lovgivning, og bør så tidlig som mulig fastsette datoen for gjennomføringen av valget, slik at det kan planlegges og utarbeides nødvendige dokumenter og informasjonsskriv til de ansatte.

Flertallsvalg er hovedregelen

Valget av ansatterepresentanter kan enten skje som et flertallsvalg eller som et forholdstallsvalg. Flertallsvalg gjennomføres ved at de stemmeberettigede ansatte stemmer på enkeltkandidater. Kandidatene med flest stemmer velges inn som ansatterepresentanter i styret.

Forholdstallsvalg (listevalg) innebærer at stemmeberettigede kan foreslå en liste i forkant av valgdagen, hvor stemmeberettigede kan stemme på sin foretrukne liste. Utvelgelsen av kandidater på listene fordeles etter en fordelingsnøkkel beskrevet i representasjonsforskriften § 16. Fordelingsnøkkelen innebærer at kandidater fra ulike lister kan velges inn til styret basert på en forholdsmessig utregning av hvor mange stemmer hver enkelt liste har fått.

Lovens utgangspunkt er at valget skal avholdes som flertallsvalg, med mindre forholdstallsvalg er særskilt krevd av minst en femtedel av de stemmeberettigede eller lokale fagforeninger som representerer minst en femtedel av de stemmeberettigede. Valget kan også avholdes i valgkretser.

Frister for gjennomføring og hemmelig valg

Valget av ansatterepresentanter skal være hemmelig og skriftlig, og kan avholdes elektronisk. De fleste valg skjer i dag elektronisk.

Representasjonsforskriften har videre detaljerte regler vedrørende frister for å gi informasjon til de stemmeberettigede, samt frister for fagforeninger og ansatte til å fremsette bestemte krav.

En typisk valgprosess kan illustreres med følgende fremdriftsplan:

Flere av de lovbestemte tidsfristene kan kortes ned hvis det inngås avtale mellom selskapet og et flertall av de ansatte eller lokale fagforeninger som representerer et flertall av de ansatte.

Selskapet kan også korte ned på tidsfristene hvis Tvisteløsningsnemda godkjenner dette etter særskilt søknad.

 

Hvem kan stemme ved valget av ansatterepresentanter?

Utgangspunktet er at alle personer som er ansatt i selskapet på valgdagen har stemmerett. Det inkluderer for eksempel ansatte i lovfestet permisjon og deltidsansatte. Ansatte har som hovedregel en stemme hver ved valget, men deltidsansatte som gjennomsnittlig arbeider mindre enn 50 % har likevel bare en halv stemme.

Ferievikarer og innleide anses ikke som ansatt i lovens/forskriften forstand. De har dermed ikke stemmerett.

 

Hvor ofte må det avholdes valg?

Ansatterepresentanter velges inn for to år av gangen. Valg skal derfor finne sted annethvert år.

Ansatterepresentanters funksjonstid regnes fra valget og opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamlingen i det året valgperioden utløper, med mindre en ansattrepresentant slutter i selskapet eller det foreligger andre særlige forhold som gir ansatterepresentanten rett til å fratre før valgperioden er over. I slike tilfeller trer gjerne varamedlemmene inn for styremedlemmet.

Dersom det blir mangel på ansatterepresentanter skal det foretas såkalt suppleringsvalg. Om det foretas suppleringsvalg, fungerer de nyvalgte representantene resten av valgperioden.

Dersom det ikke er valgt nye ansatterepresentanter etter valgperiodens utløp, fungerer sittende medlemmer inntil nytt valg er gjennomført. Sittende representanter kan bli gjenvalgt.

Share aticle to
Loading video ...close