Arbeidsliv | Nye krav til kjønnsbalanse ved valg av ansatterepresentanter til styret

Involvering og drøftinger med ansatte har lang tradisjon i Norge. Dette gjenspeiles blant annet i reglene om ansatterepresentasjon. Etter disse reglene kan (og i visse tilfeller skal) ansatte være representert i styret i aksjeselskap og allmennaksjeselskap. Den 22. desember 2023 vedtok Stortinget å innføre nye krav om kjønnsbalanse i styret i selskap av en viss størrelse, både blant aksjonærvalgte styremedlemmer og ansatterepresentanter. I dette nyhetsbrevet tar vi for oss de viktigste reglene selskaper må forholde seg til når det gjelder nye krav om kjønnsbalanse blant ansatterepresentanter i styret og når plikten inntrer.

BAHR mener

Utgangspunktet er at styremedlemmer skal velges av eierne/generalforsamlingen. Om selskapet må ha ansatterepresentanter og hvor mange, avhenger blant annet av antallet ansatte og om selskapet har bedriftsforsamling. Reglene om ansatterepresentasjon og krav om kjønnsbalanse blant ansattevalgte styremedlemmer, griper inn i generalforsamlingens rett til å utnevne styremedlemmer. Det gjør at både selskap, eiere og ansatte må kjenne til reglene for slik representasjon.

Etter BAHRs erfaring kan det være praktisk å gjennomføre valg av ansatterepresentanter i forkant av den ordinære generalforsamlingen. Hele det nye styret vil da være klart til å tre i kraft samtidig og eventuelle (nye) ansatterepresentanter kan registreres samtidig som andre styreendringer meldes inn til Brønnøysundregisteret.

Selv om det er etablert en overgangsperiode for implementering, bør selskaper allerede nå vurdere om tiltak bør igangsettes for å sikre overholdelse av de nye kravene.

Arbeidslivsgruppen i BAHR har lang erfaring med å tilrettelegge for ulike former for valgprosesser og ansatterepresentasjon, samt å støtte valgstyret med rådgivning gjennom valgprosessen.

Overordnet om ansatterepresentasjon i styret

For at ansatte skal ha rett til styrepresentasjon er det et vilkår om at det ikke er etablert bedriftsforsamling. Etablering av bedriftsforsamling er som hovedregel påkrevd der selskapet har mer enn 200 ansatte, jf. aksjeloven § 6-35. Det kan imidlertid inngås avtale mellom selskapet og de ansatte om at bedriftsforsamling ikke skal etableres. Normalt vil en slik avtale ha som vilkår at de ansatte skal være representert i styret i stedet for. Det er svært få selskaper som har bedriftsforsamling.

Selskaper med mer enn 200 ansatte har en selvstendig plikt til å sørge for at de ansatte får representasjon i henhold til aksjelovgivningen. Siden det er flest ordinære aksjeselskaper, er det aksjelovens regler som har særlig betydning. Fra 1. januar 2024 (og med en trinnvis innføring frem mot 1. juli 2028), er det også innført krav om kjønnsbalanse blant ansatterepresentanter i styret.

Krav til styresammensetningen blant ansatterepresentanter i aksjeselskaper – kjønnsbalanse

Dersom det skal velges tre eller flere ansatterepresentanter i styret i aksjeselskaper som har 200 eller færre ansatte, innebærer de nye kravene om kjønnsbalanse blant ansatterepresentantene i styret at flere kjønn må være er representert. Det samme gjelder for varamedlemmer. Så lenge mer enn ett kjønn er representert blant ansatterepresentantene i styret i aksjeselskaper som har 200 eller færre ansatte, gjelder det ikke ytterligere krav til styresammensetningen blant ansatterepresentantene.

Det er likevel slik at i aksjeselskaper med 200 eller færre ansatte, gjelder imidlertid ikke reglene dersom mer enn 80 % av samlet antall ansatte i aksjeselskapet på det tidspunkt valget skjer, har samme kjønn. For aksjeselskaper som har flere enn 200 ansatte, må kjønnssammensetningen oppfylle de samme kravene til kjønnsbalanse som gjelder for aksjonærvalgte styremedlemmer. Vi har laget en oversikt over hvilke krav som gjelder for valg av ansatterepresentanter i styret i aksjeselskaper med flere enn 200 ansatte, som også gjelder i selskaper der ett kjønn utgjør mer enn 80 % av de ansatte:

Trinnvis innføring frem mot 1. juli 2028

De nye reglene om kjønnsbalanse blant ansatterepresentanter i styret i aksjeselskaper skal innføres trinnvis frem mot 1. juli 2028. Kravene gjelder fra første ordinære valg etter nærmere angitte datoer:

Aksjeselskaper med mer enn 100 millioner kroner i samlede drifts- og finansinntekter må oppfylle kravet om kjønnsbalanse blant ansatterepresentanter i styret senest ved første
ordinære valg etter 31. desember 2024.
Aksjeselskaper med mer enn 50 ansatte må oppfylle kravet om kjønnsbalanse blant ansatterepresentanter i styret senest ved første ordinære valg etter 30. juni 2025.
Aksjeselskaper med flere enn 30 ansatte må oppfylle kravet om kjønnsbalanse blant ansatterepresentanter i styret senest ved første ordinære valg etter 30. juni 2026.
Aksjeselskaper med mer enn 70 millioner i samlede drifts- og finansinntekter må oppfylle kravet om kjønnsbalanse blant ansatterepresentanter i styret senest ved første ordinære valg
etter 30. juni 2027.
Aksjeselskaper med mer enn 50 millioner i samlede drifts- og finansinntekter må oppfylle kravet om kjønnsbalanse blant ansatterepresentanter i styret senest ved første ordinære valg
etter 30. juni 2028.

Antall ansatte og drifts- og finansinntekter beregnes per balansedagen for årsregnskapet, og det er inntektene i årsregnskapet som legges til grunn. Det gjelder ikke særregler for konsern. Terskelverdiene som er nevnt ovenfor må derfor vurderes for det enkelte konsernselskap. Ved beregning av antall ansatte gjelder representasjonsforskriften. Det innebærer at ansatte i mer enn 50 % stilling regnes som én ansatt, mens ansatte med en lavere stillingsprosent regnes som en halv ansatt.

Særlig om allmennaksjeselskap

Krav om en viss kjønnsbalanse i valg av ansattevalgte styremedlemmer i allmennaksjeselskaper eksisterte allerede før lovendringene som Stortinget vedtok 22. desember 2023. For eksempel fremgår det av representasjonsforskriften § 13 fjerde ledd at når ansatte i allmennaksjeselskaper skal velge to eller flere styremedlemmer, skal forslaget alltid inneholde minst en kandidat av hvert kjønn (med mindre et av kjønnene utgjør mindre enn 20 prosent av de ansatte på valgtidspunktet).

Etter lovendringen er krav om kjønnsbalanse blant ansattevalgte styremedlemmer i allmennaksjeloven i det vesentlige det samme som de nye reglene i aksjeloven. Forskjellen mellom
allmennaksjeselskaper og aksjeselskaper etter lovendringen er dermed at kravet om kjønnsbalanse blant ansattevalgte styremedlemmer i allmennaksjeselskap også gjelder når det er to
styremedlemmer som velges av og blant de ansatte etter allmennaksjeloven § 6-4.

For allmennaksjeselskaper med flere enn 200 ansatte, gjelder kravene til kjønnsbalanse blant ansattevalgte styremedlemmer fra førstkommende ordinære valg etter lovendringen som trådte i kraft på nyåret.

Når det gjelder de alminnelige kravene til valg av ansatterepresentanter til styret, kan du lese mer om dette i vårt tidligere nyhetsbrev.