Arbeidsliv | Utlevering av lønnsopplysninger til en fagforening

Frontfagsforhandlingene i 2022 er allerede godt i gang. Det betyr at tidspunktet for lokale lønnsforhandlinger nærmer seg. I dette nyhetsbrevet har vi laget en kort oversikt over hva arbeidsgivere kan – og ikke kan – utlevere av lønnsopplysninger til arbeidstakersiden i lønnsoppgjøret.

BAHR mener

Arbeidsgivere skal i lønnsoppgjør blant annet bidra til at dette blir riktig og at lønnsrammen fremforhandlet av partene sentralt etterleves. Det krever at de økonomiske opplysningene som ligger til grunn for forhandlingene er riktige. Samtidig er det slik at arbeidsgiver også har en forpliktelse til å ivareta personopplysningene til sine arbeidstakere. Manglende overholdelse av kravene i personvernlovgivningen kan i ytterste konsekvens medføre store økonomiske konsekvenser for arbeidsgiver. Datatilsynet har ved flere anledninger gitt høye bøter ved brudd på personvernreglene. Arbeidsgiver bør derfor være bevisst på hvilke regler som gjelder for håndtering av personopplysninger i lønns- og tarifforhandlinger.

Når det gjelder arbeidsgivere omfattet av offentleglova, vil fagforeningene ved å begjære innsyn få tilgang til informasjon som arbeidsgiver etter personvernregelverket plikter å behandle konfidensielt. Om enn dette fremstår uheldig og som manglende konsistens i regelverket, er dette en forskjell det kan være nyttig å være seg bevisst. Utlevering etter offentleglova forutsetter at den som skal motta opplysningene begjærer det.

Hovedreglene for utlevering av lønnsopplysninger til arbeidstakersiden

Individualiserte personopplysninger – navn, kjønn, lønn mv.

Det sentrale regelverket for utlevering er basert på personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR). Lønnsopplysninger er personopplysninger. Det betyr at innsamling og utlevering av lønnsopplysninger krever et lovlig behandlingsgrunnlag. Det relevante behandlingsgrunnlaget fremgår av GDPR artikkel 6 bokstav f.

Vilkåret for at arbeidsgiver skal kunne utlevere lønnsopplysninger til forhandlingsmotpartene, er at utlevering anses nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til de aktuelle arbeidstakernes personvern. Arbeidsgiver må gjøre en interesseavveining og vurdere om man kan oppnå formålet med utleveringen med mindre inngripende midler som bedre ivaretar arbeidstakernes personvern.

Etter BAHRs oppfatning kan arbeidsgivere (kun) utlevere individualiserte lønnsopplysninger til en fagforening for arbeidstakere som er medlem av den aktuelle fagforeningen. Utlevering av lønnsopplysninger for arbeidstakere som er medlem av andre fagforeninger eller er uorganiserte faller dermed utenfor. Individualiserte opplysninger vil for eksempel være den ansattes navn, kjønn, lønn/lønnsramme og stilling/tittel. Slike opplysninger blir i lønnsforhandlingene blant annet brukt for å beregne korrekte nøkkeltall, gjennomsnittslønn og kostnader knyttet til ulike lønnskrav.

Lønnopplysninger på et mer generalisert nivå kan gjøre det vanskelig for forhandlingsmotpartene å kontrollere informasjonen. Uten individualiserte lønnsopplysninger, vil det være en risiko for at feil nøkkeltall blir lagt til grunn. Dette kan igjen føre til at forhandlingsmotpartene mister tillit til tallgrunnlaget for forhandlingene.

Dersom en fagforening også krever utlevert individualisert lønnsopplysninger for arbeidstakere som ikke er medlem av den aktuelle fagforeningen (inkludert uorganiserte), er arbeidsgiver etter vår oppfatning avskåret fra å innvilge et slikt krav. Selv om forhandlingsmotpartene mister muligheten til å kontrollere lønnsopplysningene på individnivå i slike tilfeller, må nødvendigheten av utleveringen veies opp mot den betydning dette har for lønnsforhandlingene. Etter BAHRs syn vil man ikke anse det nødvendig for formålet at forhandlingsmotpartene har tilgang til individuelle lønnsopplysninger om ikke-medlemmer. Det er for eksempel ikke nødvendig for at for at forhandlingssystemet skal fungere. Fagforeningene forhandler normalt kun på lønnsrammen for sine medlemmer og det er disse som må avsjekkes og kvalitetssikres i forhandlingene. Arbeidsgiver må etter vår oppfatning derfor begrense informasjonen som eventuelt gis ut for arbeidstakere som ikke er medlem av den aktuelle fagforeningen som krever utlevert lønnsopplysningene.

Opplysninger om fagforeningsmedlemskap

Fagforeningsmedlemskap er ansett som særlig sensitive personopplysninger etter GDPR artikkel 9 og er underlagt et strengt vern. Etter BAHRs oppfatning vil ikke kravet til nødvendighet etter GDPR-regelverket være oppfylt for utlevering av opplysninger om ansattes fagforeningsmedlemskap til andre enn den fagforeningen hvor arbeidstakeren er medlem. Grunnleggende vern av informasjon om medlemskap i fagforening etter arbeidsmiljøloven § 13-4, underbygger dette.

Regulering av utleveringsplikten i tariffaavtale

For arbeidsgivere som ikke er bundet av tariffavtale, vil spørsmålet om utlevering av lønnsopplysninger i utgangspunktet være et forhold mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker. Arbeidsgiver har ingen generell plikt til å utlevere lønnsopplysninger i slike tilfeller.

Dersom arbeidsgiver er bundet av tariffavtale, kan plikten til utlevering av lønnsopplysninger være regulert direkte der. Men selv om spørsmålet om utlevering av lønnsopplysninger er regulert i tariffavtalen, kan ikke slike reguleringer være i strid med personvern-regelverket. Arbeidsgiver bør derfor også vurdere spørsmålet om utlevering av lønnsopplysninger etter personvernregelverket, inkludert personopplysningsloven og GDPR.

Spesielt om arbeidsgivere omfattet av offentleglova

Reglene om utlevering av lønnsopplysninger skiller seg for arbeidsgivere i henholdsvis privat og offentlig sektor. For arbeidsgivere underlagt offentleglova, vil disse reglene om innsyn i praksis være avgjørende for hvilke lønnsopplysninger som skal utleveres. Hovedregelen etter offentleglova § 3, er at saksdokumenter, journaler og lignende registre er åpne for innsyn, med mindre noe annet følger av lov eller forskrift. I Datatilsynets veileder for innsyn i lønnsopplysninger, fremgår det at det for «offentlige virksomheter har (…) vært en endring med ny personvernforordning sammenlignet med det gamle regelverket, i retning av mer offentlighet». GDPR artikkel 86 åpner også for at det kan gis innsyn i personopplysninger på grunnlag av blant annet offentleglova.

Lovgiver har i disse tilfellene vurdert at allmennhetens interesser veier tyngre enn offentlig ansattes personvern. Det vil derfor ikke være grunnlag for unntak fra innsyn etter offentleglova for lønnsopplysninger. Dette gjelder også individualiserte lønnsopplysninger for andre enn den aktuelle fagforeningens egne medlemmer. Informasjon om arbeidstakernes fagforeningsmedlemskap er likevel ikke omfattet av «utleverinsplikten» for arbeidsgivere omfattet av offentleglova.

Share aticle to
Loading video ...close