Arbeidsrett | Planlegging og håndtering av sommerferie

BAHR mener

Ved planlegging og håndtering av de ansatte ferie må arbeidsgiver som det klare utgangspunkt følge ferieloven. Likevel, kan arbeidsgiver fravike kravene i ferieloven knyttet til fastsettelse av ferie, endring og erstatning ved tariffavtale eller annen avtale. Dette kan gi arbeidsgiver et handlingsrom til å finne smidige løsninger.

BAHR mener arbeidsgiverne bør bruke ferielovens handlingsrom slik at virksomhetens behov for produksjon og ferieavvikling gjennomføres på en så effektiv og smidig måte som mulig. Rammene for de beste løsningene legges dersom planlegging og dialog kommer i gang så tidlig som mulig før ferieavviklingen.

Videre bør arbeidsgivere ha en klar policy på at tidspunkt for avvikling av ferie skal fastsettes etter konsultasjon med arbeidsgiver, slik at ansatte ikke opplever misnøye eller falske forventninger til når deres sommerferie skal avvikles.

Utgangspunktet – all lovbestemt ferie skal avvikles

Arbeidstakeren har i utgangspunktet rett og plikt til å avvikle full ferie i løpet av ferieåret, uavhengig av hvilken stillingsprosent vedkommende er ansatt i. Det er imidlertid arbeidsgiver som bestemmer når arbeidstakeren skal avvikle ferie (med noen få unntak). I praksis løses likevel ferieavvikling oftest uformelt og ved enighet.

Med full ferie menes ferie etter reglene i ferieloven. Ferielovens regler gir arbeidstakeren rett og plikt til å avvikle 25 virkedager ferie hvert år. Ferielovens virkedagsbegrep inkluderer også lørdager, slik at ferielengden etter loven er fire uker og en dag. Det er likevel vanlig at arbeidsgiver praktiserer fem ukers betalt ferie. Dette kan følge av tariffavtale eller av annen avtale, men aller vanligst er at det praktiseres som en administrativ ordning av arbeidsgiver. Slik «tilleggsferie» omfattes ikke direkte av reglene i ferieloven og det beror på en tolkning av avtalegrunnlaget om denne delen av ferien kan overføres til påfølgende ferieår. Mange tariffavtaler gir arbeidsgiver og arbeidstaker adgang til skriftlig å avtale overføring av de tariffestede feriedagene til påfølgende år.

Når det gjelder sommerferien, kan arbeidstakeren kreve at 18 virkedager (tre uker) gis sammenhengende i perioden 1. juni – 30. september.

Når skal ferieavviklingen fastsettes?

Utgangspunktet er at arbeidsgiver skal drøfte ferieavvikling i «god tid» før ferien. Det er ingen formkrav til drøftelsene og i praksis gjøres det ofte uformelt.

Hvis arbeidstakeren uttrykkelig krever det, kan vedkommende kreve å få underretning om fastsettelsen av ferien senest to måneder før ferien avvikles. Denne underretningsplikten gjelder likevel ikke hvis «særlige grunner» er til hinder for dette. Driftsmessige forhold på arbeidsgivers side kan utgjøre en «særlig grunn». For eksempel ble håndteringen og usikkerheten knyttet til koronaviruset i 2020 ansett å være en «særlig grunn» det året. Underretningsplikten i § 6 (2) er på samme måte som drøftelsesplikten en ordensregel. Arbeidstaker kan derfor ikke nekte å avvikle ferie selv om arbeidsgiver unnlater å gi informasjon i henhold til loven. Et pliktbrudd kan imidlertid under særlige omstendigheter utløse erstatningsansvar etter ferieloven § 14.

Brudd på drøftingsplikten eller underretningsplikten fører ikke automatisk til ugyldighet. Arbeidstakeren kan i slike tilfeller for eksempel ikke nekte å ta ut fastsatt ferie fordi arbeidsgiver ikke har overholdt disse drøftings- og underretningspliktene. Manglende oppfyllelse fra arbeidsgivers side kan imidlertid under særlige omstendigheter få betydning for et eventuelt erstatningsansvar.

Feriepenger

Selv om arbeidstakeren har rett på full ferie, betyr ikke det nødvendigvis at arbeidstakeren har rett på betalt ferietid. Som utgangspunkt skal arbeidsgiver ikke betale arbeidstakeren lønn mens vedkommende er på ferie. Imidlertid har arbeidsgivere, etter ferieloven, en plikt til å spare en del av arbeidstakerens arbeidsvederlag fra det foregående året, slik at feriepenger opptjenes fra året før ferien avvikles. De oppstarte feriepengene skal kompensere for bortfalt lønn i den perioden arbeidstakeren er borte. Etter ferieloven skal arbeidsgiver holde av minst 10,2 prosent av arbeidstakerens arbeidsvederlag fra det foregående året for arbeidstakere som har fire ukers ferie. For arbeidstakere som har rett til fem ukers ferie skal det normalt holdes av 12 prosent. Arbeidstakere over 60 år har rett på minimum 12,5 prosent (14,3 prosent ved seks ukers ferie).

Utgangspunktet etter ferieloven er at feriepengene skal utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien.  Av administrative hensyn utbetaler imidlertid de fleste arbeidsgivere feriepenger i stedet for lønn en bestemt måned hvert år, typisk i juni.

Dersom arbeidstakeren ikke har opptjent feriepenger hos nåværende/og eller tidligere arbeidsgiver fra det foregående året, kan arbeidstakeren som utgangspunkt nekte å ta ferie fra arbeidet, dersom vedkommende ikke vil få noe kompensasjon for lønnsbortfallet under ferieperioden. Dette vil typisk være aktuelt for nyutdannede arbeidstakere. Imidlertid gjelder ikke dette dersom selskapet helt eller delvis innstiller driften i ferien. Dette vil typisk gjelde for virksomheter som er stengt på sommeren.

Pågående utredningsarbeid om ferielovens system for opptjening av feriepenger

Etter EUs arbeidstidsdirektiv artikkel 7 skal medlemstatene i EU/EØS sikre at alle arbeidstakere får betalt ferie i minimum fire uker. Det har derfor vært en pågående diskusjon om ferielovens system for opptjening av feriepenger strider med EØS-retten. Etter dagens system med opptjening av feriepenger året før ferieåret rammes særlig (i) nyutdannede (ii) tidligere arbeidsledige som kommer i jobb (iii) personer som kommer tilbake etter fravær i ulønnet permisjon og (iv) utenlandske arbeidstakere som begynner å jobbe i Norge.

Følgelig, vil ikke disse arbeidstakergruppene ha rett på fire ukers betalt ferie med dagens ordning. På denne bakgrunn, meddelte Arbeids- og inkluderingsdepartementet i en pressemelding 31. mars 2023 at det er besluttet å iverksette en utredning om hvordan opptjening og utbetaling av feriepenger kan bringes nærmere hverandre i tid. Arbeidet vil skje i to etapper. Først skal det utredes modell(er) for nytt opptjeningssystem gjennom et eksternt oppdrag. Deretter vil departementet ha en prosess med partene i arbeidslivet, alminnelig høring mv. knyttet til eventuell gjennomføring.

Om eventuelle endringer vil iverksettes og hvordan dette vil se ut er enda tidlig å si. Imidlertid kan det nevnes at Danmark tidligere hadde et lignende system som den norske ferieloven. Dette systemet ble endret i 2020. Danmarks lovgivning ble endret til at arbeidstakere opptjener 2,08 feriedager pr. måned man er i jobb, samt at ferieåret går fra 1. september til 31. august det påfølgende året. De norske arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene har frem til nå ikke vært begeistret for den danske modellen.