Kapitalforvaltning | Finanstilsynet oppdaterer sin veiledning om utkontraktering

Gjeldende rett

Finanstilsynsloven § 4c inneholder en plikt for alle foretak under tilsyn til å melde fra til Finanstilsynet ved inngåelse av avtale om utkontraktering av virksomhet, ved endring av utkontrakteringsavtale og ved bytte av oppdragstaker. Meldingen skal gis minst 60 dager før iverksettelsen av avtalen, avtaleendringen eller byttet av oppdragstaker.

I forskrift om unntak fra meldeplikt ved utkontraktering av virksomhet (Unntaksforskriften) er følgende foretak unntatt fra meldeplikten:

• Verdipapirforetak
• Forvaltningsselskap for verdipapirfond
• Forvaltere av alternative investeringsfond
• Autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerselskaper
• Revisorer og revisjonsselskaper
• Eiendomsmeglingsforetak og advokater som driver eiendomsmegling
• Inkassoforetak
• Kredittforetak som utsteder obligasjoner med fortrinnsrett
• Pensjonskasser
• Brannkasser
• Egenforsikringsselskap
• Låneformidlere
• Forsikringsformidlere

For de foretak som er omfattet av meldeplikten, inneholder forskriften et generelt unntak for avtaler om utkontraktering av administrative og driftsrelaterte oppgaver, herunder støttefunksjoner, og IKT-virksomhet som ikke omfattes av IKT-forskriften.

Nye regler

Fra og med 1. januar 2022 oppheves Unntaksforskriften, og en ny forskrift om meldeplikt (Meldepliktsforskriften) trer i kraft. Flere foretakstyper vil nå omfattes av meldeplikten. Dette gjelder egenforsikringsselskap, brannkasser, OMF-foretak (som utkontrakterer i stort omfang), samt verdipapirforetak og andre foretak som yter investeringstjenester.

Denne innsnevringen av unntaket fra meldeplikten innebærer blant annet at forvaltningsselskaper for verdipapirfond og forvaltere av alternative investeringsfond som kan yte visse investeringstjenester som tilleggstjenester til sin hovedvirksomhet etter henholdsvis verdipapirfondloven og AIF-loven vil være underlagt meldeplikt etter finanstilsynsloven § 4c hva angår investeringstjenestevirksomheten.

Meldeplikten begrenses til avtaler om utkontraktering av virksomhet som er kritisk eller viktig for foretakene.

Meldepliktsforskriften inneholder en presisering av hvilke opplysninger meldingen om utkontraktering skal inneholde. I tillegg til en identifisering av oppdragstakeren og utkontrakterte oppgaver skal foretakets risikovurdering av utkontrakteringen inngå i oversikten.

Det innføres også en plikt for de foretakene som er omfattet av finanstilsynsloven til å ha en oppdatert oversikt over utkontrakteringen.

Oppdatert veileder

Finanstilsynet offentliggjorde den 2. oktober 2020 en veileder til utkontrakteringsreglene i form av rundskriv 3/2020. Denne veilederen er nå oppdatert som følge av Meldepliktsforskriften.

De viktigste elementene i den oppdaterte veilederen er at den:

1. Klargjør at foretak som ikke hadde meldeplikt etter Unntaksforskriften kun skal melde utkontrakteringsavtaler som inngås etter ikrafttredelsen av Meldepliktforskriften, og altså ikke behøver å melde inn avtaler som er inngått tidligere;
2. Fastsetter at alle utkontrakteringsavtaler som er kritiske og viktige for foretaket må behandles av styret (for andre avtaler kan styret delegere til administrasjonen);
3. Inneholder en mer omfattende beskrivelse av utkontrakteringsavtaler som vil anses som kritiske og viktige. For eksempel uttales det at Finanstilsynet forventer å se at utkontraktering av foretaks produksjons-, saks-, dokumentbehandlings-, informasjons- og sikkerhetssystemer vurderes som «kritiske og viktige» og dermed underlagt meldeplikten.

BAHR mener

Foretakene må forholde seg til et strengere regelverk med hensyn til utkontraktering etter årsskiftet. Finanstilsynet vil forvente å se at foretak under tilsyn har dokumenterte vurderinger knyttet til utkontraktering, både for hver enkelt avtale og som helhet. Vurderingene må ta hensyn til risiko, avtalemotpart og foretakets egne ressurser. Har man ikke gjort slike vurderinger eller ikke dokumentert dem tilstrekkelig, er det et godt råd å gjøre det nå.

Det er imidlertid beklagelig at Finanstilsynet ikke har tatt hensyn til høringsinnspill om kortere frist for melding. I mange tilfeller – og særlig i forbindelse med transaksjoner – kan 60-dagers fristen være problematisk å forholde seg til. Også der hvor en leverandør misligholder utkontrakteringsavtalen, eller tjenesten rett og slett er for dårlig, er det ønskelig å kunne erstatte leverandøren raskere enn det reglene legger opp til.