Arbeidsrett | Planlegging og håndtering av sommerferie

Ferieloven stiller krav til hvordan arbeidsgiver skal håndtere ansattes ferie. Det betyr blant annet at arbeidsgiver må planlegge og ta opp avvikling av sommerferie med de ansatte i god tid. I dette nyhetsbrevet finner du en oversikt over de viktigste reglene som gjelder og noen råd for hvordan du som arbeidsgiver kan håndtere ferieplanleggingen.

BAHR mener

I utgangspunktet må planlegging og håndtering av sommerferie følge reglene i ferieloven. De lovfestede kravene til fastsettelse og endring av ferie kan likevel fravikes gjennom tariffavtale eller annen avtale med arbeidstaker.

BAHR mener at ferielovens handlingsrom gir arbeidsgiverne en mulighet til å gjennomføre ferieavvikling og ivareta virksomhetens behov for produksjon på en effektiv måte. Grunnlaget for de beste ferieløsningene skapes ved å starte planlegging og dialog så tidlig som mulig før ferieavviklingen.

For å unngå at arbeidstakerne opplever misnøye eller har urealistiske forventninger knyttet til ferieavviklingen, bør arbeidsgiverne sørge for å ha klare retningslinjer om at tidspunkt for ferieavvikling skal fastsettes etter dialog med arbeidsgiver.

Arbeidstakers rett og plikt på ferie

Ferieloven fastsetter at arbeidstaker har rett på 25 virkedager (inkludert lørdager) ferie hvert år. Det er likevel vanlig at arbeidsgiver praktiserer fem ukers betalt ferie. Den femte ferieuken kan følge av tariffavtale eller annen avtale, men det er ikke uvanlig at det praktiseres som en administrativ ordning av arbeidsgiver.

Arbeidstakeren har rett og plikt til å avvikle full ferie i løpet av ferieåret, uavhengig av hvilken stillingsprosent vedkommende er ansatt i. Det er arbeidsgivers ansvar å påse at arbeidstakerne avvikler den lovbestemte ferien, og det er begrensninger i muligheten til å overføre ferie til neste år. Med full ferie menes ferie etter reglene i ferieloven. Den femte ferieuken omfattes derfor ikke direkte av reglene i ferieloven. Dermed er det avtalegrunnlaget som er avgjørende for om denne ferieuken kan overføres til påfølgende ferieår.

Når det gjelder sommerferien, kan arbeidstakeren kreve at 18 virkedager (tre uker) gis i perioden 1. juni til 30. september. Dette gjelder ikke for arbeidstakere som tiltrer etter 15. august i ferieåret.

Når skal ferieavviklingen fastsettes?

Ferieloven krever at arbeidsgiver skal drøfte tidspunktet for ferieavvikling i «god tid» før ferien. Det er ingen formkrav til hvordan drøftelsene skal gjennomføres, og i praksis gjøres det ofte uformelt gjennom en digital løsning innen en bestemt frist. Det viktigste er at arbeidstakerens innspill blir vurdert før fristen for underretning om feriefastsettingen. Arbeidstakeren har rett til å kreve underretning om fastsettelsen av ferien senest to måneder før ferieavviklingen. Denne underretningsplikten gjelder med mindre det foreligger «særlige grunner». Dette unntaket omfatter først og fremst uforutsette driftsmessige forhold.

Underretningsplikten i ferieloven § 6 (2) er en ordensregel. Dette betyr at arbeidstaker ikke kan nekte å avvikle ferie selv om arbeidsgiver ikke oppfyller denne plikten. Likevel kan et slikt pliktbrudd utløse erstatningsansvar etter ferieloven § 14.

Rett til feriepenger

Utgangspunktet etter ferieloven er at feriepengene skal utbetales siste vanlige lønningsdag før ferieavviklingen. Av administrative hensyn utbetaler de fleste arbeidsgivere feriepenger i stedet for lønn en bestemt måned hvert år, typisk i juni.

Arbeidstakerens rett til full ferie betyr ikke at arbeidstakeren automatisk har rett til betalt feriefritid. Arbeidsgiver skal i utgangspunktet ikke betale arbeidstakeren lønn mens vedkommende er på ferie, slik at betalingen avhenger av om den ansatte har opptjent feriepenger forutgående år. Arbeidsgiver har en plikt til å spare en del av arbeidstakerens arbeidsvederlag fra det foregående året, slik at virksomheten har midler til å betale ut feriepenger når ferie avvikles. Full feriepengeopptjening forutsetter derfor at arbeidstakeren har vært i arbeid og mottatt vederlag fra arbeidsgiver i hele det foregående kalenderåret. Har arbeidstaker bare vært i arbeid i deler av opptjeningsåret, vil opptjeningsgrunnlaget reduseres tilsvarende.

Dersom arbeidstakeren ikke har opptjent feriepenger hos nåværende og/eller tidligere arbeidsgiver fra det foregående året, har arbeidstaker likevel rett til å ha (ubetalt) ferie. Imidlertid kan arbeidstakeren nekte å ta ferie i den utstrekning feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under feriefraværet. Arbeidstakerens rett til å nekte ferieavvikling gjelder ikke dersom virksomheten helt eller delvis innstiller driften i ferien. Dette vil typisk gjelde for virksomheter som er sommerstengt.