Arbeidsliv | Planlegging og håndtering av sommerferie

BAHR mener

I utgangspunktet må reglene i ferieloven følges. Men kravene i ferieloven knyttet til fastsettelse av ferie, endring og erstatning kan fravikes ved tariffavtale eller annen avtale. Dette gir arbeidsgiver et handlingsrom til å finne smidige løsninger.

BAHR mener arbeidsgiverne bør bruke ferielovens handlingsrom slik at virksomhetens behov for produksjon og ferieavvikling gjennomføres på en så effektiv og smidig måte som mulig. Rammene for de beste løsningene legges dersom planlegging og dialog kommer i gang så tidlig som mulig før ferieavviklingen.

Utgangspunktet – all lovbestemt ferie skal avvikles

Arbeidstakeren har i utgangspunktet rett og plikt til å avvikle full ferie i løpet av ferieåret. Videre er det arbeidsgiver som bestemmer når arbeidstakeren skal avvikle ferie (med noen få unntak). I praksis løses likevel ferieavvikling oftest uformelt og ved enighet.

Med full ferie menes ferie etter reglene i ferieloven. Ferielovens regler gir arbeidstakeren rett og plikt til å avvikle 25 virkedager ferie hvert år. Ferielovens virkedagsbegrep inkluderer også lørdager, slik at ferielengden etter loven er fire uker og en dag. Det er likevel vanlig at arbeidsgiver praktiserer fem ukers betalt ferie. Dette kan følge av tariffavtale, av annen avtale eller praktiseres som en administrativ ordning av arbeidsgiver. Slik «tilleggsferie» omfattes ikke direkte av reglene i ferieloven og det beror på en tolkning av avtalegrunnlaget om denne delen av ferien kan overføres til påfølgende ferieår. Mange tariffavtaler gir arbeidsgiver og arbeidstaker adgang til skriftlig å avtale overføring av de tariffestede feriedagene til påfølgende år.

Når det gjelder sommerferien, kan arbeidstakeren kreve at 18 virkedager (tre uker) gis i perioden 1. juni – 30. september.

Når skal ferieavviklingen fastsettes?

Utgangspunktet er at arbeidsgiver skal drøfte ferieavvikling i «god tid» før ferien. Det er ingen formkrav til drøftelsene og i praksis gjøres det ofte uformelt.

Hvis arbeidstakeren uttrykkelig krever det, kan vedkommende kreve å få underretning om fastsettelsen av ferien senest to måneder før ferien avvikles. Denne underretningsplikten gjelder likevel ikke hvis «særlige grunner» er til hinder for dette. Driftsmessige forhold på arbeidsgivers side kan utgjøre en «særlig grunn». For eksempel ble håndteringen og usikkerheten knyttet til koronaviruset i 2020 ansett å være en «særlig grunn» det året. Underretningsplikten i § 6 (2) er på samme måte som drøftelsesplikten en ordensregel. Arbeidstaker kan derfor ikke nekte å avvikle ferie selv om arbeidsgiver unnlater å gi informasjon i henhold til loven. Et pliktbrudd kan imidlertid under særlige omstendigheter utløse erstatningsansvar etter ferieloven § 14.

Brudd på drøftingsplikten eller underretningsplikten fører ikke automatisk til ugyldighet. Arbeidstakeren kan i slike tilfeller for eksempel ikke nekte å ta ut fastsatt ferie fordi arbeidsgiver ikke har overholdt disse drøftings- og underretningspliktene. Manglende oppfyllelse fra arbeidsgivers side kan imidlertid under særlige omstendigheter få betydning for et eventuelt erstatningsansvar.

Feriepenger

Selv om ferie og feriepenger hører tett sammen, er dette i utgangspunktet to separate spørsmål. Arbeidstakerens rett til å avvikle full ferie innebærer derfor ikke automatisk en rett til betalt feriefritid. For å bøte på dette gjør imidlertid ferieloven unntak fra arbeidstakerens plikt til å avvikle full ferie for arbeidstakere uten full opptjening, altså der feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under feriefraværet.

Feriepenger opptjenes av alt arbeidsvederlag i året forut for ferieåret og skal kompensere for arbeidstakerens lønnsbortfall når ferien avvikles. Utgangspunktet etter ferieloven er at feriepengene skal utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien.  Av administrative hensyn utbetaler imidlertid de fleste arbeidsgivere feriepenger i stedet for lønn en bestemt måned hvert år, typisk i juni.

Nytt lovforslag om sikring av feriepenger – høringsfrist 1. juli 2022

Arbeids- og sosialdepartementet oppnevnte høsten 2020 et partssammensatt utvalg som fikk som mandat å vurdere om det er behov for tiltak som i større grad enn i dag sikrer utbetaling av opptjente feriepenger til rett tid, og fremme eventuelle forslag til hvordan dette kan løses. Utvalget har merket seg at utfordringene med å utbetale feriepenger til rett tid gjelder svært få tilfeller. Utvalget har derfor vurdert at de økonomiske og administrative kostnadene ved ulike sikringsordninger ikke står i forhold til problemomfanget av manglende utbetaling til rett tid, og har ikke foreslått å innføre noen av disse. Utvalget har imidlertid foreslått andre tiltak som kan forebygge at feriepengene ikke blir utbetalt på rett tidspunkt, og avhjelpe tilfellene hvor virksomheten er i en vanskelig økonomisk situasjon. Rapporten er sendt ut på høring med høringsfrist 1. juli 2022. Link til rapporten fra feriepengeutvalget finner du her: Høring – rapport fra et partssammensatt utvalg om sikring av feriepenger – regjeringen.no