Kaptitalforvaltning | Finanstilsynet offentliggjør rundskriv om utkontraktering

De fleste foretak under tilsyn har inngått avtaler som innebærer at de har utkontraktert oppgaver. Finanstilsynet har nå offentliggjort et nytt rundskriv om utkontraktering for alle foretak under tilsyn. Formålet med rundskrivet er å gi veiledning om hva som regnes som utkontraktering, begrensninger i adgangen til å utkontraktere og hvordan foretak under tilsyn må identifisere, vurdere og håndtere risikoen knyttet til utkontraktering. Vi ser her nærmere på rundskrivet, med et særlig fokus på hva som gjelder for kapitalforvaltere.

Styret har det overordnede ansvaret

Det er foretakets styre som har ansvaret for at foretaket overholder de til enhver tid gjeldende regler om utkontraktering, og det er derfor viktig at alle som har styreverv i foretak under tilsyn er oppmerksom på det regelverket som gjelder for det aktuelle foretaket.

Styret må som en del av dette ansvaret sørge for at det er etablert hensiktsmessige retningslinjer og rutiner for foretakets utkontraktering. Disse skal blant annet angi prosessen for å sikre en forsvarlig risikovurdering for utkontraktering, hvilke tiltak som skal treffes for å sikre at utkontraktert virksomhet drives forsvarlig og lovlig, samt overvåking av at retningslinjene og rutinene blir etterlevd og hvordan eventuelle avvik skal håndteres.

Retningslinjene og rutinene må angi hvem som har det operative ansvaret i foretaket og sikre at sentrale beslutninger og grunnlaget for disse blir dokumentert.

Kildene

Det er et fragmentert rettskildebilde for utkontraktering for foretak under tilsyn:

For det første finnes det spesifikke regler om utkontraktering i det aktuelle sektorregelverket. Forvaltere av alternative investeringsfond kan for eksempel i henhold til AIF-loven § 3-5 gi andre foretak i oppdrag å forestå utførelsen av deler av virksomheten, med mindre dette skjer i et omfang som ikke er forsvarlig eller som vanskeliggjør tilsynet av den samlede virksomheten. Ved utkontraktering av enkelte oppgaver, for eksempel porteføljeforvaltning, risikostyring eller markedsføring eller administrasjon av fond til forvaltning, må forvaltere av alternative investeringsfond gi forutgående melding til Finanstilsynet.
For det andre er det gitt generelle regler om utkontraktering i finanstilsynsloven § 4c. Finanstilsynsloven § 4 inneholder en meldeplikt ved inngåelse av avtale om utkontraktering av virksomhet, senere endring av slik avtale og bytte av oppdragstaker, for foretak under tilsyn. Forskrift til finanstilsynsloven unntar enkelte spesifiserte aktører, herunder verdipapirforetak, forvaltningsselskap for verdipapirfond og forvaltere av alternative investeringsfond, fra meldeplikten fordi det følger en egen meldeplikt for disse aktørene i det aktuelle sektorregelverket disse er underlagt (som nevnt ovenfor for forvaltere av alternative investeringsfond).
For det tredje er enkelte særlige oppgaver for foretak under tilsyn regulert, for eksempel IKT-virksomhet, og i reguleringen av slike oppgaver finnes også egne regler om utkontraktering (for eksempel i forskrift om bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi).

I tillegg til det ovennevnte regelverket må aktørene også hensynta relevant veiledning og retningslinjer fra aktuelle tilsynsmyndigheter, herunder Finanstilsynets rundskriv om utkontraktering. Også EUs tilsynsmyndigheter kan komme med veiledning og retningslinjer som vil bli lagt til grunn av Finanstilsynet. Her kan for eksempel nevnes at ESMA nå arbeider med retningslinjer om såkalt «cloud outsourcing».

Rundskrivet

Formål

Formålet med rundskrivet er å gi veiledning med hensyn til hva som er utkontraktering, og hva foretakene (herunder foretakenes styrer) må passe på dersom foretaket utkontrakterer eller vurderer utkontraktering av oppgaver.

Hva er egentlig utkontraktering?

Et hovedelement i rundskrivet er Finanstilsynets forsøk på å klargjøre når reglene om utkontraktering kommer til anvendelse – altså definere hva utkontraktering egentlig er.

Finanstilsynet har lagt opp til en generell definisjon av utkontraktering, etterfulgt av en del konkrete eksempler på hva som er og hva som ikke er utkontraktering.

Den generelle definisjonen lyder:

«Det er utkontraktering når et foretak velger å la en annen juridisk enhet (oppdragstaker) utføre oppgaver på vegne av foretaket. Dette gjelder også når foretaket er i samme konsern eller konsernliknende gruppe som oppdragstaker.»

Den foreslåtte generelle definisjonen innebærer at alle oppgaver som utføres av en tredjepart på vegne av foretaket er utkontraktering, med unntak av det som måtte følge av de konkrete eksemplene i rundskrivet.

De konkrete eksemplene i rundskrivet kan nok være til veiledning for aktørene, men noen av dem er ganske spesifikke. Det er også en risiko ved konkrete eksempler at de kan skape flere spørsmål enn de løser for aktører som har lignende, men ikke identiske situasjoner de må ta stilling til. I denne sammenheng er kanskje det viktigste at det klargjøres at kjøp av tjenester ikke er utkontraktering, ei heller er midlertidig innleie av personer for å utføre oppgaver som normalt gjøres av foretakets ansatte utkontraktering.

Siden rundskrivet ikke løser alle spørsmål knyttet til hva som er og hva som ikke er utkontraktering vil det fortsatt kunne forekomme at man som styremedlem i et foretak under tilsyn er i tvil om man utkontrakterer eller ikke. Etter vår vurdering vil det i et slikt tilfelle være helt nødvendig å gjøre en forsvarlig vurdering av forholdet og dokumentere denne. Skulle det senere vise seg at Finanstilsynet vurderer forholdet annerledes, kan man i hvert fall vise at man gjorde en forsvarlig vurdering på det aktuelle tidspunktet.

Plikter for foretak som utkontrakterer

Det andre hovedelementet i rundskrivet er hva foretak som utkontrakterer eller vurderer utkontraktering må gjøre for å følge reglene.

Foretak som vurderer utkontraktering må for det første vurdere om det er begrensninger i adgangen til å utkontraktere de aktuelle oppgavene. En forvalter av alternative investeringsfond kan for eksempel ikke utkontraktere både porteføljeforvaltning og risikostyring.

I tillegg må foretaket vurdere hvilken risiko utkontrakteringen innebærer for foretakets risiko. Basert på risikovurderingen må foretaket beslutte om det er behov for risikoreduserende tiltak, og hvilke risikoreduserende tiltak som er aktuelle. Finanstilsynet presiserer i rundskrivet at en forsvarlig vurdering av oppdragstaker er et risikoreduserende tiltak. Dette innebærer blant annet at kravet til foretakets vurderinger av oppdragstaker og eventuelle underleverandører skjerpes med betydningen av de utkontrakterte oppgaver for det aktuelle foretaket.

Selve utkontrakteringsavtalen må også gi foretaket de rettigheter som er nødvendige for at utkontrakteringen skal anses som forsvarlig. Utkontrakteringsavtalen må herunder sikre at gjeldende regelverk overholdes og at Finanstilsynet kan føre tilsyn med oppdragstaker.

I tillegg inneholder rundskrivet en angivelse av en rekke forhold som det aktuelle foretaket bør vurdere om bør omhandles i utkontrakteringsavtalen.

BAHR mener

Det er bra at Finanstilsynet tar initiativet til å gi veiledning på området, men siden rundskrivet omhandler grupper av foretak underlagt ulike sektorreglene og med vidt forskjellige virksomheter er nok den konkrete nytten begrenset.

Vi synes også at det med fordel kunne ha kommet tydeligere frem av rundskrivet at det ofte vil kunne være slik at utkontraktering i seg selv medfører redusert risiko for foretaket, og ikke er et risikoelement i seg selv slik rundskrivet synes å ta utgangspunkt i. Dette kan for eksempel være tilfellet for kapitalforvaltere med få ansatte. Det vil ofte være nødvendig for slike å sette bort andre oppgaver enn rene kjerneoppgaver nettopp for å sikre at de utføres med tilstrekkelig fokus og ressursbruk.

Rundskrivets viktigste funksjon blir kanskje derfor å fungere som en påminnelse om disse reglenes eksistens, og viktigheten av at styremedlemmer i foretak under tilsyn er klar over det ansvaret de har.