Selskapsrett | Endringer i aksjelovgivningen om deltakelse på generalforsamlinger. Hva bør selskapene gjøre på den ordinære generalforsamling i 2023 for å tilpasse seg endringene?

Aksjeeiernes rett til å delta og stemme på generalforsamlingen i allmennaksjeselskaper

Etter gjeldende rett er normalordningen at det er den som er aksjeeier på tidspunktet for avholdelse av generalforsamlingen som kan delta og stemme på generalforsamlingen.

Lovendringen som trer i kraft 1. juli 2023, endrer dette. Endringene ble vedtatt ved LOV-2021-06-11-84, som gjennomfører deler av EUs direktiv (EU) 2017/828 om endring av aksjonærrettighetsdirektivet (direktiv 2007/36/EF).  Etter lovendringen er det kun den som er aksjeeier fem virkedager før generalforsamlingen avholdes, som har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen. Dette tidspunktet omtales i loven som «registreringsdatoen» og innebærer at et aksjeerverv enten må være innført i aksjeeierregisteret eller må være meldt og godtgjort innen fem virkedager før generalforsamlingen avholdes. At ervervet skal være godtgjort på registreringsdatoen, medfører antakelig en bevisavskjæringsregel der det ses bort fra bevis for ervervet som gis til selskapet etter registreringsdatoen. Samtidig oppheves gjeldende regel i allmennaksjeloven om at det kan vedtektsfestes at innføring i aksjeeierregisteret er avgjørende for møte- og stemmerett på generalforsamlingen.

Regelen om registreringsdato skal ikke bare gjelde for allmennaksjeselskaper, men også for aksjeselskaper med aksjer registrert i VPS. I tillegg endres fristen for å kalle inn til generalforsamling i slike aksjeselskaper fra én til to uker.

Forhåndsmelding fra eiere av forvalterregistrerte aksjer for å delta på generalforsamlingen

Når en aksje er forvalterregistrert, er en forvalter ført inn i aksjeeierregisteret i stedet for den reelle eieren. Forvalterregistrering er tillatt i alle allmennaksjeselskaper og i VPS-registrerte aksjeselskaper.

Etter gjeldende rett har ikke forvalteren møte- eller stemmerett på generalforsamlingen. Den rådende oppfatningen har også vært at eiere av forvalterregistrerte aksjer ikke kan møte og stemme for forvalterregistrerte aksjer uten å ta skritt for å avslutte forvaltningen. Ved lovendringen skal imidlertid eiere av forvalterregistrerte aksjer ha rett til å delta på generalforsamlingen hvis han eller hun gir selskapet forhåndsmelding om dette. Meldingen må være mottatt av selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen, såfremt styret ikke har fastsatt en senere frist for meldingen, dvs. nærmere generalforsamlingen.

Det kan i vedtektene fastsettes at også øvrige aksjeeiere må gi forhåndsmelding for å delta på generalforsamlingen. Innføres en slik vedtektsbestemmelse, vil kravet om forhåndspåmelding gjelde alle generalforsamlinger, og aksjeeiere som har oversittet påmeldingsfristen, kan ikke delta på generalforsamlingen. Styret kan ikke gis myndighet til å fravike kravet om forhåndspåmelding for en enkelt generalforsamling eller unnlate å håndheve påmeldingsfristen overfor aksjeeiere som har oversittet fristen.

Hva bør selskapene vedta på årets generalforsamling som følge av lovendringene?

Lovendringene vil tre i kraft etter avholdelsen av årets generalforsamlinger. Likevel er det visse vedtak selskapene bør vurdere å fatte allerede på årets generalforsamlinger som følge av lovendringene.

For det første bør selskaper som har vedtektsfestet at innføring i aksjeeierregisteret er avgjørende for møte- og stemmerett på generalforsamlingen, oppheve denne vedtektsbestemmelsen. Dette skyldes at en slik bestemmelse er ugyldig fra og med lovendringen trer i kraft. Etter dette tidspunkt har aksjeeiere som har godtgjort sitt erverv på registreringsdatoen, møte- og stemmerett, selv om de da ikke er innført i aksjeeierregisteret.

I tillegg bør selskaper med vedtektsfestet krav om forhåndsvarsel for å delta på generalforsamlingen vurdere å endre denne. Dette skyldes at minstefristen for slik forhåndspåmelding i loven endres fra fem kalenderdager til to virkedager og styret ikke lenger kan fravike kravet om forhåndspåmelding for en enkelt generalforsamling eller overfor aksjeeiere som har oversittet fristen.

For øvrig kan selskaper som ikke har vedtektsfestet et krav til forhåndspåmelding, vurdere å innføre et slikt krav. For selskaper som bare avholder virtuelle generalforsamlinger gjennom Lumi AGM, er det neppe et praktisk behov for det, siden Lumi AGM legger til rette for at et stort antall aksjeeiere kan melde sin deltakelse på generalforsamlingen uten at dette krever noen medvirkning fra selskapets side. Dette kan imidlertid stille seg annerledes for selskaper som har mange aksjeeiere og ønsker å avholde fysiske generalforsamlinger eller digitale generalforsamlinger ved bruk av Teams eller andre løsninger som krever at man før møtet identifiserer aksjeeierne og utveksler log-in detaljer mv. For slike selskaper kan et krav om forhåndspåmelding to virkedager før generalforsamlingen være praktisk.

Til slutt bør aksjeselskaper med aksjer i VPS endre vedtektsbestemmelser om at en generalforsamling kan kalles inn med en kortere frist enn 14 dager, ettersom også slike vedtektsbestemmelser vil være ugyldige.

Kommunikasjon mellom selskapet og eiere av forvalterregistrerte aksjer

Dagens lovgivning regulerer ikke hvordan kommunikasjonen mellom selskapet og eiere av forvalterregistrerte aksjer skal finne sted. Ved lovendringen innføres det en regel om at selskapets meldinger til eiere av forvalterregistrerte aksjer skal sendes til forvalteren. Forvalteren skal deretter videreformidle meldingen til eieren uten opphold. Dette gjelder likevel kun dersom meldingen ikke er sendt direkte til eieren. Lovendringen er altså ikke til hinder for at selskapet kommuniserer direkte med eieren.

Det innføres også nye regler for såkalte formidlere, som kommer til anvendelse når aksjer holdes i forvaltning i flere ledd. I likhet med reglene for forvaltere plikter formidlere å videreformidle informasjon mellom aksjeeiere og selskapet uten opphold.

Offentlighet om eiere av forvalterregistrerte aksjer (foreløpig ikke satt i kraft)

Etter gjeldende rett er det bare selskapet og offentlige myndigheter som har tilgang på opplysninger om hvem som eier forvalterregistrerte aksjer. Allmennheten kan kun få innsyn i informasjon om hvem som er forvalter for de relevante aksjene gjennom aksjeeierregisteret.

Lovendringen innebærer at enhver skal kunne be selskapet om informasjon om hvem som er eier av forvalterregistrerte aksjer, og hvor mange aksjer hver enkelt eier. Selskapet kan kreve å få dekket sine faktiske kostnader i forbindelse med innsynskravet.

Det er foreløpig ikke bestemt når denne lovendringen vil tre i kraft.